Mit den nachfolgenden Informationen, möchten wir Ihnen einen Überblick über die von der VAMED Health Project GmbH oder der VAMED Deutschland Holding GmbH  (im Folgenden: VHP) betriebenen personenbezogenen Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Beschaffung und Durchführung von Liefer-, Dienst-, Werk- und Bauleistungen geben. Die VHP erhebt oder verarbeitet personenbezogenen Daten, soweit dies für den Beschaffungsvorgang oder die Vertragsdurchführung notwendig ist.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

VAMED Deutschland Holding oder VAMED Health Project GmbH
Am Bahnhof Westend 9-11
14059 Berlin
Tel.: 030 24 62 69 - 0

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

datenschutzbeauftragter@vamed.com

Zweck der Datenverarbeitung & Rechts­grundlage

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten auf Grundlage der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie nationalen Datenschutzvorschriften.

  1. Einwilligung (Art.6 Abs.1 lit. a) DSGVO)

Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

  1. Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)

Wir unterliegen den gesetzlichen Anforderungen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung welche uns verpflichten, geschäftliche Kommunikationen und rechnungsrelevante Unterlagen oh­ne Ansehen auf die darin enthaltenen personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Ferner sind wir verpflichtet, Auskünfte an Behörden in Bezug auf die Einhaltung der Verpflichtungen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz, dem Mindestlohngesetz, dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sowie nach SGB IV und SGB VII zu geben.

  1. Erfüllung von Vertragspflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)

Soweit Sie von uns einen Auftrag zur Erbringung von Liefer-, Dienst-, Werk- bzw. Bauleistungen erhalten verarbeiten wir alle von Ihnen erhaltenen Daten, welche im Zusammenhang mit der Ver­tragsanbahnung und Vertragsdurchführung erforderlich sind, um alle Rechte und Pflichten aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis erfüllen bzw. durchsetzen zu können.

  1. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)

Darüber hinaus kann es zur Wahrung berechtigter Interessen der VHP bzw. deren Konzerngesell­schaften unter Abwägung ihrer Schutzwürdigen Interessen zulässig sein, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Ein berechtigtes Interesse der VHP liegt insbesondere dann vor, wenn Sie bzw. ihr Auftraggeber mit uns geschäftlich in Kontakt getreten sind, ein Angebot zur Leistungser­bringung bei uns eingereicht oder durchgeführt haben bzw. Sie/ ihr Arbeitgeber mit uns in Kontakt stehen, weil Sie/er für VHP tätig sind bzw. tätig werden möchte. Auch im Rahmen der Begründung, Ausübung und Abwehr von Rechtsansprüchen  kann das berechtigte Interesse liegen.

Zur Dokumentation des Baufortschrittes ist es erforderlich, dass Bildmaterial für das betreffende Bauvorhaben angefertigt wird. Die fototechnische Bilddokumentation dient ausschließlich unserer Verpflichtung zur Nachweisführung. Eine nachhaltige und zweifelsfreie Baustellendokumentation ist ohne Bildaufzeichnungen nicht möglich.

Die Minimierung von Haftungsrisiken erfordert die Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtungen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz, dem Mindestlohngesetz, dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sowie nach SGB IV und SGB VII. Die diesbe­zügliche Datenübermittlung dient auch der Durchsetzung ihrer Ansprüche und steht daher im Einklang mit ihren Grundfreiheiten und Interessen.

Datenkategorien

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir von Vertretern und Beschäftigten im Rahmen der Beschaffung und der Durchführung von Liefer-, Dienst-, Werk- oder Bauleistungen erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von anderen Unternehmen und Personen erhalten haben und für weitere Geschäftsanbahnungen und Geschäftsbeziehungen nutzen. Wir verarbeiten außerdem personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Folgende Datenkategorien können dabei insbesondere verarbeitet werden:

Personenstammdaten, z.B. Vor- und Nachnamen, Titel, Position, Auftrag-/ Arbeitgeber, Funktion, Geburtsdatum, Qualifikations-Dokumente, Lebenslauf

Kontaktdaten, Kommunikationsdaten und -inhalte

Angaben zur Erfüllung der Anforderungen aus Arbeitnehmerentsendegesetz, Mindestlohngesetz, dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sowie nach SGB IV und SGB VII, z.B. Liste der auf der Baustelle zum Einsatz kommenden Arbeitskräfte, Mitarbeitererklärungen zu Mindest- und Tariflohn, Anwesenheiten der Mitarbeiter, Sozialversicherungsauskünfte, Sozialkassenauskünfte, Berufsge­nossenschaftsauskünfte, Krankenkasse, Krankenkassenbeitragsnummer, Betriebsnummer.

Auftrags- und Vertragsdaten, z.B. Handelsregisterinformationen, Versicherungsnachweise, Informationen zur wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit (einschließlich Referenzen), Schrift­verkehr, wirtschaftliche Unterlagen (z.B. Bilanzen, Plan-, Gewinn- und Verlustrechnung), Vergütungsansprüche, Bankdaten, Abrechnungen und Abrechnungsnachweise, Bonitätsauskünfte, Daten zum Zahlungsverhalten sowie weitere Compliance-Daten.

Projektmanagement-Daten, z.B. Angaben in der Projektbeteiligtenliste (Vor- und Nachname, Rolle im Projekt, Kontaktdaten), Nutzungsdaten zur Verfügung gestellter Software (IP-Adresse, Logdaten, Benutzeraktivitäten), ggf. Standortinformationen aufgrund von Fotos

Bilddokumentation von Bauvorhaben:

Zur Dokumentation des Baufortschrittes ist es erforderlich, dass Bildmaterial (keine Videoaufzeichnungen) für das betreffende Bauvorhaben angefertigt und gespeichert wird. Die Bilddokumentation dient ausschließlich unserer Verpflichtung zur Nachweisführung. Eine nachhaltige und zweifelsfreie Baustellendokumentation ist ohne Bildaufzeichnungen nicht möglich.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass durch die (automatisierte) Bilddokumentation auch Mitarbeiter/innen, Fahrzeuge von Fremdunternehmern etc. die im Rahmen des Bauvertrages auf der betreffenden Baustelle eingesetzt werden, in identifizierbarer Weise durch die Bilddokumentation erfasst werden.

Datenweitergabe

Ihre Daten werden innerhalb der VHP und den in die Projektabwicklung involvierten Konzernunter­nehmen verwendet. Hierbei erhalten nur die Orga­nisationsbereiche personenbezogene oder vertrag­liche Informationen, die diese für ihre Aufgaben­wahrnehmung benötigen. Dies können neben den unmittelbar Projektbeteiligten die Organisationsein­heiten für Recht, Finanzen & Controlling und IT sein. Darüber hinaus können Ihre Daten an den Kunden sowie zur Prüfung oder Auswertung im Rahmen einer Beschaffung an bspw. Referenzgeber, Rechtsanwälte, Projektsteuerer, Architekten oder Ingenieurbüros, Sachverständige sowie an andere mit dem Projekt befasste Dritte (z.B. Subunterneh­mer, externe Dienstleister) übermittelt werden. Erforderlichenfalls müssen Daten an Behörden und öffentliche Stellen weitergegeben werden.

Weiterhin können zur Wahrnehmung der Aufgaben der VHP Dritte zur Datenverarbeitung einsetzt wer­den. Die Einbindung Dritter findet insbesondere dann statt, wenn ein Dritter eine besondere Leistung zur Abwicklung geschäftlicher Prozesse erbringen kann. Es kann sich hierbei um die bloße Datenspei­cherung, die Wartung von IT-Systemen oder auch die Bereitstellung von ganzen Softwareanwendun­gen handeln. Soweit notwendig werden alle Dritten vertraglich zur Wahrung von Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet, um Ihre Betroffenenrechte ausreichend zu schützen.

Betroffenenrechte

Sie haben jeweils nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.

Eine erteilte Einwilligung (Art.6 Abs.1 lit. a) DS- GVO) kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf erst für die Zu­kunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Wider­ruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Wenn Sie Ihre Rechte durch die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten verletzt sehen, können Sie Ihre Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen.

Falls Sie Fragen zum Datenschutz haben oder wenn Sie eines der vorgenannten Rechte wahrnehmen möchten, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter: Datenschutzbeauftragter@vamed.com

Soweit die von der VHP angeforderten Informationen, die zum Vertragsschluss, der Ver­tragsdurchführung oder der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind, nicht mitgeteilt werden, müssen Sie damit rechnen, dass kein Ver­tragsschluss möglich ist bzw. die Vertragsbeziehung beendet wird oder andere angemessene Maßnah­men ergriffen werden (z.B. Einbehalte zur Absiche­rung gegen eine Durchgriffshaftung, Abführung von Bauabzugssteuer an das Finanzamt bei Nichtvorlie­gen einer Freistellungsbescheinigung unter Abzug von der Rechnung).

Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden von der VHP solange gespeichert, wie es für die Erfüllung gesetz­licher oder geschäftlicher Zwecke erforderlich ist und sodann gelöscht. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbe­wahrt werden, in der Ansprüche gegen die VHP geltend gemacht werden können oder andere ge­setzliche oder vertragliche Vorgaben die Speiche­rung gebieten bzw. nötig machen.

Insbesondere die nachfolgenden Kriterien sind für die Festlegung der Speicherdauer relevant:

  • Laufende Bauausführung inklusive Män­gelbeseitigung
  • Einschlägige Verjährungsfristen
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handels- und Steuerrecht)

Datensicherheit

Die VHP hat technische und organisatorische Maß­nahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten von Nutzern vor Verlust, zufälliger Zerstörung, unbefugter Veränderung so­wie unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen werden durch die VHP fortlaufend geprüft und bei Bedarf verbessert, um jederzeit ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten zu können.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die­jenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, zur Beantwortung Ihrer Anfragen und/oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benö­tigen.

Außerhalb unseres Unternehmens werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn gesetzliche Best­immungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben, dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich ist oder uns eine andere Rechtsgrund­lage für die Weitergabe vorliegt.